Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании. Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника. Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.
Что такое табельный номер (ТН)?
Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.
ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, - производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.
Как присваивается табельный номер?
Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 "Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве" (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:
- постоянно;
- временно;
- на сезонные работы.
ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.
Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.
Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.
Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:
- обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
- ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
- ТН указывается в приказе о приеме на работу;
- нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
- ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
- при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.
ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:
- Ф.И.О. работника;
- дата приема работника на работу;
- должность или специальность работника;
- реквизиты трудового договора (номер и дата);
- структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
- табельный номер.
ТН и учет рабочего времени
На предприятиях, где размер заработной платы зависит от времени, проведенного работником на рабочем месте, ТН используется для фиксирования и учета часов работы конкретного сотрудника. Если работник провел на работе больше положенного, ему должны быть предоставлены дни отгула или оплачено время работы сверх нормы.
Размер отдыха или допоплаты будет зависеть от того, какой работнику установлен режим рабочего времени:
- нормальный - 40 часов в неделю;
- сокращенный - до 4 часов в день, например для несовершеннолетних;
- неполный - по соглашению с работодателем, для женщин с несовершеннолетними детьми, инвалидов, пенсионеров и т.д.
Так, несмотря на то, что присвоение ТН не является обязательным и не установлено законодателем, ТН активно используется многими организациями по сей день, а значит, ТН - это действительно удобный и эффективный инструмент ведения кадрового учета.
Доброе! Хотя у нас уже день! Веду Книгу учета приема работников - там графа- Табельный номер. И по порядку...
Доброе! А я пользуюсь автоматической нумерацией в 1 С.
В 1С уже вношу присвоенный табельный номер
А если работник уволился и допустим через год пришел обратно к нам, ему новый номер присваивается? И есть ли форма книги учета табельных номеров? В нашей организации номеров никогда не было и в книге учета приема работников такой графы нет. Обязательно ли вообще эти номера присваивать?
Чувствую, что помощи не дождусь...вот, что я "нарыла", может кому пригодится...
http://cityblank.ru/internet-magazin/product/1048014
Журнал учета табельных номеров.
На предприятии должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров.
Табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день.
Табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке.
Табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии и сохраняется за ним после его увольнения с предприятия (даже в случае перехода на другую IT-программу).
В случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
Табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.
Учет табельных номеров на предприятии ведется в Журнале учета табельных номеров.
Графы для заполнения Журнал учета табельных номеров:
Графы для заполнения
1. Ф.И.О.
2. Дата приема на работу
3. Специальность
4. Структурное подразделение
5. Трудовой договор (№, дата)
6. Табельный номер
http://samarakadr.ru/tabnomer
Правила присвоения табельных номеров Табельный номер является одним из реквизитов документов по учету труда и его оплаты. Он присваивается в момент оформления сотрудника на работу и далее отражается во всех документах кадрового учета. Однако возникают вопросы: как ведется учет табельных номеров, каков порядок их присвоения, можно ли присваивать номера ранее уволенных сотрудников и т.п.
Порядок присвоения табельных номеров нормативными актами не установлен. Поэтому, в связи с отсутствием нормативных требований порядок присвоения номеров организация вправе определить самостоятельно.
Тем не менее следует учитывать, что в соответствии с п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве (Письмо Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80) каждому рабочему и служащему, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода рабочего и служащего на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 1 - 2 лет.
Однако из самих понятий «табельный номер» и «учет» следует:
В организации должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;
табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;
табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;
табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу;
табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии;
в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
табельный номер работника должен состоять из арабских цифр.
Уважаемые эксперты! Подскажите, пожалуйста, ответ на такой вопрос: какой табельный номер нужно присваивать сотруднику, пришедшему в ��омпанию повторно: сохранять старый или заводить новый?
В соответствии с Порядком подачи данных ЕСН и НДФЛ (Порядок заполнения форм индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) - старый, так как "Если в течение налогового периода между налогоплательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, то в целях исчисления налоговой базы, сумм ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) нарастающим итогом с начала года налогоплательщик может вести одну индивидуальную карточку по данному физическому лицу.", а в соответствии с ОСТом (ОСТ 4.071.035- 83 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации" - новый, т.к. человек считается новым сотрудником, а старым номером можно пользоваться только чрез 3 года.
Ответ
Порядок присвоения табельных номеров законодательно не определен, хотя многие нормативные документы (в том числе указанные Вами, прямо или косвенно, говорят о необходимости наличия табельного номера.) Учитывая это, организации разрабатывают и утверждают своими внутренними документами порядок присвоения табельных номеров. В общем-то, эта процедура не сложна, но должна осуществляться с соблюдением определенных рекомендаций (рекомендаций - не более), в частности:
6) в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;
1) на предприятии должен быть ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере тому или иному работнику непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;
2) табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;
3) табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;
4) то, какой принятому работнику присвоен табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу;
5) табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии и сохраняется за ним после его увольнения с предприятия (даже в случае перехода на другую IT-программу);
6) в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие; - это для "старенького"
7) табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.
Автор: Митрофанова В.В. - к.э.н., директор «Центра Профессионального Развития», консультант компании NS Consulting, автор вечерних курсов по делопроизводству и трудовому законодательству.
Рекомендации по заполнению личной карточки Т-2
Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Повторное использование табельных номеров допускается не ранее чем через три года после увольнения. - это в принципе
Уволенному и вновь принятому в организацию сотруднику можно как сохранить прежний табельный номер, так и присвоить новый.
Напомним, табельный номер используется при заполнении унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. При этом названный документ не предусматривает порядка присвоения табельного номера вновь принимаемым сотрудникам. Соответственно, работодатель вправе самостоятельно решить вопрос о сохранении или изменении табельного номера в подобных ситуациях. В любом случае административная ответственность установлена только за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ), к которому постановления Госкомстата России не относятся (ст. 5 ТК РФ).
Табельный номер
Поясните, пожалуйста, что представляет собой табельный номер? Должен ли он нести какую-то информацию и как он присваивается работнику?
О.Е. Ошовский,
г. Сызрань Самарской обл.
Табельный номер — номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.
На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен и он всего лишь воспроизводится в личной карточке. Однако поскольку есть вопросы о правилах присвоения табельных номеров, уделим им должное внимание.
Как уже упоминалось, одной из целей введения типовых междуведомственных форм первичной учетной документации являлась автоматизация кадрового учета. Ввиду этого в указанном выше ОСТе устанавливалось, что табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. При этом, поскольку машина без проблем должна была считывать этот номер, изначально определялся разряд (количество знаков). Так, если в организации был штат около 1000 человек, вводилось 4 разряда — 0000. В этом случае первый табельный номер записывался «0001», десятый — «0010», сотый — «0100» и т.д.
Сейчас, когда цель автоматизированной обработки учетных документов почти утрачена, табельные номера устанавливаются без учета разряда, например, «10», «100», «435» и т.д. и присваиваются работникам нарастающим итогом.
В ряде организаций подход к установлению табельных номеров не ограничивается простыми числами, определяемыми в порядке возрастания. Табельные номера формируются как настоящий справочный код работника, в котором последовательность знаков несет определенную информацию. Так, например, первые два разряда могут указывать на принадлежность к структурному подразделению. Например, «20135», где первые два знака (20) обозначают код структурного подразделения, а три последние (135) — непосредственно номер работника. Нередко в табельном номере (обычно последним знаком) кодируется категория должности (1 — руководитель, 2 — специалист, 3 — технический исполнитель); профессия рабочего обозначается знаком «0» или «4».
Не всегда такой подход можно назвать продуктивным, так как табельный номер, присвоенный работнику, не должен меняться при любых переводах или перемещениях внутри организации вплоть до увольнения. Кодирование же в табельном номере информации о структурном подразделении или о профессиональном статусе работника не позволяет сохранить табельные номера неизменными.
При традиционном подходе к присвоению табельных номеров табельный номер после увольнения работника «резервируется» на определенное время (3 года — в соответствии с ОСТом, 1 — 2 года — согласно Основным положениям по учету труда и заработной платы в промышленности и строительства (письмо Госкомтруда СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80), а по истечении этого времени присваивается новому работнику. Эта схема применяется по отношению ко всем принимаемым на работу, в том числе и к тем, кто принимается с условием об испытательном сроке. В том случае, если для последней категории работников вводится сокращенный срок резервирования табельных номеров, нужно продумать их надлежащий учет.
Все применяемые в организации коды систематизируются в специальных справочниках, а присвоенный работнику табельный номер подлежит регистрации.
При автоматизированном кадровом учете справочник табельных номеров ведется по форме, предложенной разработчиками программного обеспечения. При отсутствии такого обеспечения, форма справочника разрабатывается отделом кадров самостоятельно. Например, может использоваться нижеприводимая форма, в которой книга (альбом) делится на два раздела: первый предназначен для учета присвоения и снятия табельных номеров, второй — для учета уже использованных табельных номеров, помещенных в архив до повторного использования.
Страница
Раздела 1 справочника
Раздел 1. Табельные номера, присвоенные работникам
Табельный номер
Фамилия, имя, отчество работника
Дата приема на работу, № и дата приказа о приеме на работу<*>
Должность или профессия (с указанием структурного подразделения)
Дата прекращения трудового договора, № и дата приказа
№ записи
...
...
...
...
...
...
222
Иванов Сергей Петрович
10.10.2000, приказ № 123-к от 09.10.2000
менеджер отдела сбыта
11.10.2002 приказ № 140-к от 08.10.2002
222
...
...
...
...
...
...
222
Прохоров Иван Андреевич
18.10.2004 приказ № 119-к
старший бухгалтер
470
<*> Сведения о переводах работника устанавливаются по личной карточке работника, записям в трудовой книжке.
Раздел 2. Табельные номера, помещенные в архив
Табельный номер
№ записи в Разделе 1 справочника
Дата помещения табельного номера в архив <*>
Время начала повторного использования табельного номера
Номер записи Раздела 1 справочника о повторном использовании номера
№ записи
...
...
...
...
...
...
222
222
12.10.2002
12.10.2004
470
30
...
...
...
...
...
...
<*> Дата помещения табельного номера в архив должна соответствовать дате увольнения.
Табельный номер работника переносится в личную карточку из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Табельный номер Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Текущая версия (не проверялась)
Перейти к: навигация, поиск
Та́бельный но́мер — уникальный номер работника предприятия, учреждения, организации или её крупного структурного подразделения, под которым работник фигурирует во внутренних документах, прежде всего в личном деле, табеле (от которого происходит название) и документах на выплату заработной платы.
Табельный номер работника является уникальным в пределах организации или структурного подразделения, имеющего собственный отдел кадров и бухгалтерию, он присваивается однократно при поступлении на работу, никогда не изменяется. В одних организациях после увольнения работника он уже не может присваиваться другим работникам, поступающим на работу позже, а в других это разрешено. Обычно табельные номера присваиваются, начиная с единицы (под номером 1 обычно фигурирует первый руководитель предприятия), каждый следующий номер на единицу больше предыдущего.
Источник — «http://ru.wikipedia.org/w/index.php?title=Табельный_номер&oldid=42086097»
Категории:
Последнее изменение этой страницы: 12:14, 25 февраля 2012.
Текст доступен по лицензии Creative Commons Attribution-ShareAlike; в отдельных случаях могут действовать дополнительные условия. Подробнее см. Условия использования.
Wikipedia® — зарегистрированный товарный знак некоммерческой организации Wikimedia Foundation, Inc.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, может ли быть у одного и того же сотрудника два табельных номера, в том случае если он занимает в одной фирме две разные должности - одна основная, другая - внутреннее совместительство? При зачислении этого сотрудника по совместительству заводиться новая личная карточка, а соответственно присваивается новый табельный номер, но у этого сотрудника уже есть табельный номер по основной должности. Ответьте, пожалуйста, сколько табельных номеров должно быть у этого сотрудника Заранее благодарна за ответ!
Ответ
Нами неоднократно и подробно рассматривался вопрос о работе по совместительству. Ответили и на Ваш вопрос от 16 07 2007 г. Процедура оформления на работу сотрудника на условиях совместительства, в Вашем случае в качестве внутреннего совместителя, такая же, как и при принятии на основную работу. Трудовой договор с совместителем заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В трудовом договоре необходимо прописать, что работа будет выполняться на условиях совместительства (п. 4 ст. 282 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Кроме того. на сотрудника необходимо заполнить личную карточку (форма N Т-2), и присвоить табельный номер и в табеле учета рабочего времени сотрудник будет фигурировать дважды: как основной работник и как совместитель. При этом зарплата рассчитывается как по основной работе, так и по работе, выполняемой по совместительству.
16.07.2007
Это получается, что в 1С:8 нужно исправлять табельные номера, данные при приеме программой? Ведь в ней нельзя как в 1С:7 принимать одного и того же сотрудника дважды.
Когда к нам возвращается работник, у него новый табельный номер (программа присваивает, и я не исправляю) :)
Количество:
Цена:
25
Скидка: %
?
У нас действует система скидок
бери больше - плати меньше
при заказе от 50 шт. - скидка 5%
при заказе от 100 шт. - скидка 10%
при заказе от 300 шт. - скидка 15%
при заказе от 500 шт. - скидка 20%
при заказе от 1000 шт. - скидка 25%
Сумма:
включая НДС 20%
В корзину
В наличии
X
Вы опять заказали тонкий журнал.
Возможно, Вам нужен журнал с большим количеством страниц и другими характеристиками.
Просим воспользоваться
калькулятором
Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.
В свою очередь, работодатель оплачивает время и результат работы. Но ситуации возможны разные, в том числе и конфликтные, соответственно необходим механизм контроля ответственности подчиненных и добросовестности начальства.
Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.
Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.
Закон защищает обе стороны трудового договора.
С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.
! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.
При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.
Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы
В трудовом кодексе нет жесткой регламентации, каким образом работодатель должен считать отработанные часы. За контролем времени, сверхурочной работы, соблюдением рабочего графика назначается ответственный, обязанности которого указаны в трудовом договоре либо дополнительном приказе.
В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:
- ежедневный;
- еженедельный;
- ежегодный.
За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.
Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.
Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.
В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.
Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.
Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.
Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте
Ведение журнала учета рабочего времени
И в организациях с многочисленным штатом сотрудников, и в небольших фирмах часто принято фиксировать фактическое время прихода сотрудника на работу и время ухода. Данные вносятся в журнал учета рабочего времени.
Обозначим сведения, которые содержатся в документе:
1) порядковый номер;
3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;
4) время, когда подчиненный пришел на работу;
5) время ухода с работы;
6) подпись сотрудника;
7) количество отработанных часов;
8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).
Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:
Образец бланка журнала учета рабочего времени. В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.
Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:
Образец заполнения журнала учета рабочего времени. Способы ведения журнала
Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.
Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.
Приобрести подготовленный журнал можно в типографиях, в твердом или мягком переплете, с необходимыми графами и количеством страниц. Аналогично покупной книге работодатель может распечатать подготовленные на ПК бланки и подшить последние в папке.
Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.
Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.
Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).
Данные, поступающие на считывающие устройства, систематизируются и напрямую передаются в бухгалтерские программы (такие как 1С) для расчета зарплаты. Такое ПО имеет еще одну функцию – разделение доступа сотрудников по разным отделам организации. При всех достоинствах присутствует недостаток – высокая стоимость программы и сопутствующего оборудования.
Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, - биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу .
Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать
Табель учета рабочего времени
Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?
Правительство утвердило специальный документ, на основании которого производится учет отработанных часов, расчет выплат сотрудникам и составление отчетности по труду, - табель рабочего графика (или табель учета рабочего времени). Этот документ составляется на основе данных журнала и является обязательным и унифицированным для организаций.
На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист
Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.
Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.
Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.
Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.
Возможно два варианта заполнения дней:
- отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
- отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.
Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни .
Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.
Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете
Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.
На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.
Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.
Государственный контроль
Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы - основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.
Кроме налоговиков, ФСС проверяет табель с целью убедиться в корректности начисления пособий по нетрудоспособности (на основании больничного или в отпуске по уходу за ребенком). Фонд социального страхования РФ, Федеральная инспекция труда и другие органы вправе потребовать табель у руководства организации.
Отсутствие документа - грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.
В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.
Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.
Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.
Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:
Табельный номер – индивидуальный цифровой код, присваиваемый работнику при трудоустройстве.
Для чего необходим табельный номер
Присвоенный в момент принятия на работу, табельный номер является одним из основных элементов индивидуального кадрового и финансового учета по конкретному сотруднику, и отражается:
- в карточке кадрового учета формы Т-2 ;
- в кадровых приказах о приеме, увольнении, перемещениях, премировании, наказаниях и поощрения сотрудника;
- в автоматизированных бухгалтерских программах по расчету заработной платы (где идентификация сотрудника производится именно по индивидуальному номеру);
- в ведомостях по выдаче заработной платы.
Уникальный номер сотрудника дает возможность исключить ошибки в учете его трудовой деятельности, финансовых начислений по заработной плате, социальным выплатам, налоговым отчислениям.
Табельный номер сотрудника: как присваивается код и какие документы регламентируют процедуру
Нормативными актами РФ, регулирующими кадровый учет, порядок присвоения табельных номеров (ТН) не установлен. В связи с чем, кадровые службы руководствуются положениями, изложенными в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89 и ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.73 г. Пункт 18 данного Письма устанавливает необходимость присвоения ТН всем лицам, трудоустраивающимся на постоянную, временную или сезонную работу. Табельные номера уволенных сотрудников рекомендуется не присваивать другим лицам в течение 1-2 лет.
Учитывая, что порядок и необходимость присвоения уникальных учетных номеров законодательством оставлены на усмотрение работодателя, принципы идентификации сотрудников необходимо устанавливать распоряжением о внутреннем документообороте предприятия. В Правилах, регламентирующих порядок того, как присваивается табельный номер работнику на конкретном предприятии, должны быть отражены следующие аспекты:
- наличие и ведение на предприятии Журнала регистрации табельных номеров;
- каким образом присваивается табельный номер сотрудникам организации, трудоустраивающимся впервые и повторно;
- требования к хронологизации табельных номеров (начало с № 1 и последовательное возрастание нумерации);
- содержание Журнала регистрации ТН.
Период действия ТН
Индивидуальный ТН является неизменным, и действует на протяжении всего периода работы сотрудника на конкретном предприятии. Табельные номера, под которыми числились сотрудники, уволившиеся с предприятия, могут как остаться за уволенными, так и быть присвоенными новым работникам спустя некоторое время.
В случаях, когда работник по каким-либо причинам прервал свою деятельность, и после некоторого перерыва снова вернулся и трудоустроился на предприятие, ему лучше присвоить не новый, а тот же табельный номер, под которым он числился в штате ранее (если этот номер не присвоен другому сотруднику). Именно поэтому, перед тем, как присвоить табельный номер работнику, его данные сверяются с архивной базой предприятия на предмет наличия ранее присвоенного уникального кода.
Журнал учета ТН: содержание и требования к документу
Журнал регистрации табельных номеров унифицированного стандарта не имеет, однако имеет рекомендованную форму, согласно которой в нем должно содержаться минимум шесть обязательных граф:
- табельный номер;
- ФИО работника;
- дата приема на работу;
- специальность или должность, на которую устраивается сотрудник;
- структурное подразделение;
- регистрационные данные трудового договора (номер, дата).