В бизнесе сейчас в моде такие понятия как “система управления проектами”, “бережливое производство”, “визуализация процесса работы”, “эффективное выполнение поставленных задач”.

Мы все знаем и понимаем их значения (хотя бы приблизительно), но мало кто знает, что все это – множество частей одной системы.

Системы, которая помогает компаниям работать сверхрезультативно. И называется она – канбан.

Система “Канбан” это и вправду очень сильный инструмент по управлению задачами на разных уровнях (даже в продаж).

И не даром её реализацию мы сейчас можем видеть в разных компаниях и сервисах. Скорее всего Вы даже пользовались этим подходом, например в .

И для многих такие инструменты не относятся к маркетингу, но мы считаем наоборот.

Ведь благодаря такому внедрению, компания может делать свою работу лучше и быстрее, а значит клиенты будут более лояльны, будут нас рекомендовать и будут покупать снова и снова. Но начнём с истоков, чтобы всё разложить по полочкам.

Пишите шура, пишите (с)

Выглядит необычно, но в действии это просто изумительно. Новый посетитель получает билет на вход (карточку) как только она освобождается.

Благодаря такому подходу, парк получает легкий способ контроля посетителей и избавляет руководство от контроля с переизбытком людей.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Отдел продаж

Вы – менеджер по продажам. И через Вас ежедневно проходят десятки клиентов. Помимо новых, у Вас есть старые, которым тоже нужно что-нибудь отправить или позвонить.

Ко всему этому Вам нужно контролировать исполнение договора, в виде оказания услуг или отгрузки.

Такая ситуация с огромным количеством задач на одного человека в 9 из 10 компаний.

Это не нормально, но естественно в условиях нашей реальности. Как с этим всем справиться? Как ничего не забыть? Как не получить штраф из-за просроченных сроков? К Вам идёт на помощь внедрение системы канбан.

Вы разделяете весь этап ведения клиента на шаги от А до Я. Начиная от первого контакта, заканчивая подписанием актов, а ещё лучше, звонков из серии “Как дела?”.

Кстати, звонок “Как дела?” это очень интересная по повышению лояльности и продаж. Поэтому вот Вам видео на эту тему:

В результате, после внедрения системы канбан, сотрудник полностью видит весь процесс не только продажи, но и ведения проекта.

Получается некая синергия этапов и введения проектов. Такой вот личный канбан для сотрудников.

Обратите внимание, что сейчас даже продажи реализуют по методологии канбан, ведь это и вправду интересно.

Вот канбан пример успешной реализации нами и как еще одно доказательство, что это возможен канбан в России:

Реализация Канбан

Выполнение проекта

С этим всё максимально просто. Например, Вы – студия дизайна. А значит клиентский проект проходит по запланированному плану, перед тем как его в руках будет держать клиент. На каждом участке этого плана есть свои ответственные и задачи.

С помощью внедрения канбан это будет выглядеть следующим образом. Когда менеджер по продажам подписал договор, он передаёт задачу (карточку канбан) на первый этап, который называется “Бриф и снятие размеров”.

После того, как из клиента вытащили все хотелки, то ответственный переносит карточку на следующий этап – “Дизайн” уже с другим ответственным. Затем карточка переходит к “Электрику”, “Раскройщику” и т.д.

Что на выходе мы имеем? А то, что каждый видит какое количество задач у него есть на данном этапе.

Еще он может оценить сколько у него будет задач в дальнейшем и какие затыки у него есть по этапам (куда направить все силы). Это в чистом виде адаптация под любую реализацию проекта.

Выполнение проекта

Адаптация к бизнесу

А теперь давайте представим, что я убедил Вас начать внедрение системы канбан в своей компании.

Что же для этого нужно сделать? Использовать доски и карточки канбан. Все верно.

Наверное Вы сейчас подумали о реальной доске, которая будет висеть у Вас на стене офисе, и на которую сотрудники будут приклеивать свои карточки.

Вот так думаете это выглядит?

Но так как у нас 21 век, то доска, а так же карточки канбан могут быть виртуальными.

Именно для этого я подобрал 3 программы, которые помогут Вам совершить внедрение системы канбан совершенно безболезненно и результативно.

1. Битрикс24

Наверное это самая известная в России. Ведь как говорит Битрикс, их CRM используют более 2-х миллионов компаний по всему миру.

Все достоинства описывать не буду, могу лишь сказать, что сейчас Битрикс можно настроить именно под Вашу компанию даже в бесплатной версии. Но вернемся к канбан.

Как в любой CRM, в Битрикс 24 можно ставить задачи для себя и для сотрудников. И для удобства Вы можете делать это в канбан, если уж решили, что эта японская система Вам приглянулась.

Вкладки по типу “Выполняется” и “Сделано” Вы можете настроить индивидуально.

Также видно какая задача каким сотрудником выполняется в моменте, что позволяет контролировать производительность.

Битрикс 24

Самый главный плюс в том, что это полноценная CRM система, то есть все в одном. Вы можете управлять клиентами по той же самой схеме, которую мы рассматривали выше в примере про отдел продаж.

И все это как с компьютера, так и с телефона через мобильное приложение. Сервис “must have” для большинства компаний. Хоть и не единственный, но зато бесплатный.

2. Трелло

Мы сами использовали Трелло более года и весьма были довольны, пока проектов не стало “Мама не горюй”.

Во-первых, он бесплатный (но есть и платная версия), во-вторых, очень удобный и интуитивно понятный.

В момент когда выбирали, нам нужна была система с возможностью отслеживать проект целиком и выделять ответственных за этапы. В голову даже не пришло, что это как раз сущность системы канбан.

Трелло

Как я уже писал, преимущества Трелло даже не в том, что он бесплатный и удобный.

Преимущество еще и в том, что есть мобильное приложение, где Вы можете посмотреть или поставить задачу не будучи привязанным к компьютеру.

Трелло нам настолько понравился, что мы уже “подсадили” несколько клиентов на него.

В общем, если Вам нужно эффективно управлять проектами, ставить задачи и проверять их выполнение – Трелло отличный сервис для начала пути к этому.

3. Кайтен

Сервис Кайтен я нашел только потому, что список из 2-х пунктов смотрится неполноценно.

Но чем больше я изучал его, тем больше он мне нравился. Что называется специальный сервис, чтобы внедрить командный подход в своей компании.

Кайтен

Есть бесплатный тестовый период 14 дней (я, если честно, уже не представляю сервис без этой функции), интеграция всевозможных инструментов и две методологии для удобной работы: канбан и scrum (о ней еще будет статья).

Кроме того, здесь учтен один из главных принципов канбан – ограниченное число задач.

То есть каждому процессу/сотруднику Вы можете задать определенное число задач и он не сможет добавить новые, пока не завершит старые.

Недостатки: он платный (хотя 500 рублей за пользователя не такая уж и большая плата) и пока мобильное приложение есть только для пользователей Андроид.

Сам я ярый поклонник Apple, но разработчики сервиса скоро обещают порадовать и меня, выпустив мобильное приложение на iOS. Полноценно оценить сервис мне сложно, но то, что он достоин внимания, это точно.

Коротко о главном

Я читал, изучал и внедрял разные системы управления проектами – agile, scrum, xp, канбан.

И могу сказать, что одна из самых простых для малой и средней компании – это канбан.

Возможно это связано именно с тем, что большинство людей – визуалы (то есть воспринимают информацию наглядно), а главный принцип канбан – визуализация.

Но когда Ваш проект вырастет или перестанет быть линейным, то Вам придётся переходить на другие сервисы и методологии. Но это уже потом, сейчас канбана Вам будет достаточно.

Канбан – это система организации производства, которую разработали японцы. Методология используется для управления проектами. В статье разберем принципы Kanban на примере.

В этой статье вы узнаете:

Думаю, каждому знакома такая рабочая ситуация: провели совещание, говорили много и с жаром, обсудили проблемы, нашли решения, написали в протокол задачи. А дальше… ничего. Через месяц-два созвали новое совещание, а задачи по-прежнему в списке ожидания.

Вдумчивые японцы еще в 60-х годах двадцатого века придумали и стали применять на практике методологию Канбан, которая позволяет организовать процесс выполнения задач через визуализацию. Что такое Канбан и как она работает? Читайте в статье.

Основные понятия методологии Канбан

В середине двадцатого века группа топ-менеджеров из Японии во главе с президентом TOYOTA Таичи Оно задалась вопросом: как сделать так, чтобы производство работало с максимальной скоростью, а запасы при этом сохранялись на минимальном уровне? Японцы пристальнее присмотрелись к системе американских супермаркетов, в которых карточки всех купленных товаров регистрировались на кассе. Таким образом, владельцы супермаркетов могли управлять запасами, ведь информация по проданным продуктам отправлялась в отдел закупок, где формировали заказ поставщику исходя из потребления, и полки супермаркетов пополнялись запасами, не затариваясь. .

Таити Оно выделил из этой практики «сухой остаток» и сформировал правило: «Поставщик» должен производить столько товара, сколько заказал «покупатель». Причем поставщиком может быть как непосредственно контрагент – поставщик, так и подразделение внутри предприятия. Заказчик аналогично может быть и внешний, и внутренний.

На заводе TOYOTA были внедрены карточки заказа (с японского «кам» – сигнальная, видимая, «бан» – карточка), которые вывешивались на видном месте в каждом подразделении и назначали план по выпуску изделий для этого подразделения. Таким образом, производство было организовано на манер конвейера. Каждый последующий цех по цепочке сборки автомобилей назначал план по производству деталей и комплектующих для предыдущего цеха. Снизилось общее перепроизводство, прекратилось затаривание складов, ощутимой стала экономия на логистике. Карточки прижились и доказали свою эффективность, поэтому в 1961 году была сформирована новая, прорывная на тот момент методология Канбан.

Канбан – это система организации производства, построенная по «вытягивающему» принципу .

Изначально система применялась только в классической интерпретации, как система карточек на производствах. Но методология развивалась и совершенствовалась, и к 1983 году ее стали использовать как метод управления проектами. Появилась Канбан-доска.

Как внедрить Канбан: опыт российской компании

Канбан – метод управления, применяемый в процессе бережливого производства. Российской компании удалось преодолеть сопротивление персонала и внедрить у себя систему бережливого производства. Ее уникальный опыт может пригодиться тем предприятиям, которые тоже планируют перейти на бережливые рейсы.

Канбан-доска

Канбан-доска – это действительно доска, вывешенная на видном месте в офисе, цехе, на рабочем месте. На ней размещают стикеры (карточки) с задачами. Традиционно доска имеет три столбца:

1. 1. To Do (задачи к выполнению).
2. 2. Doing (задачи в процессе выполнения).
3. 3. Done (выполненные задачи).

За ведение доски ответственны все члены команды, будь то отдел или линия сборки. Каждый сотрудник, занятый в выполнении задач, по мере их выполнения может перемещать карточки с задачами по столбцам доски.

Согласитесь, удобно, когда все задачи команды находятся на виду и можно наглядно отслеживать процесс их выполнения, отмечать места «заторов».

Канбан-доски тоже эволюционировали во времени, и на сегодняшний день управлять проектами (будь то производственными, организационными, или даже старт-апами) по методологии Канбан можно с помощью программных продуктов.

В 2005 году Канбан пришел в ИТ-индустрию и стал одним из методов разработки ПО. Девид Андерсон представил процесс разработки как набор задач, каждую задачу записал на карточке и разместил их на доске. Таким образом, он получил простой и понятный инструмент контроля за, казалось бы, запутанным процессом разработки.

Промежуточный вывод: методология Канбан – это удобно, она может применяться везде от производства до закрытия финансового периода, от ИТ до личного тайм-менеджмента.

Принципы Канбан

Система Kanban относится к семейству , поэтому в ней нет жестких указаний, принципов, рамок. Как и остальные члены этого семейства, она ориентирована на человека и позволяет максимально раскрыть потенциал команды. Конечно, при желании самой команды.

Изучим принципы Канбан на примере закрытия финансового года.

Принцип первый. Визуализация

Большинство людей от природы визуалы, то есть воспринимают информацию из окружающего мира через зрение. Все, что наглядно, лучше запоминается и «цепляет» внимание. Поэтому гениальность метода заключается в максимально наглядном управлении проектом.

Предположим, перед вами стоит большая и сложная задача – организовать закрытие финансового года. Сначала непонятно, как построить работу отделов так, чтобы никто никого не ждал и не переделывал работу по два раза. Следуя принципу визуализации, вы разбиваете общую задачу «закрыть период» на подзадачи:

• внести документы от поставщиков,
• заполнить табель,
• рассчитать резервы,
• сделать акруалы» и так далее.

Каждую задачу записываете на отдельной карточке. Напомним, что можно использовать как реальные карточки – стикеры, так и специальные программы. Теперь у вас есть пул задач, время разместить их на Канбан-доске.

Принцип второй. Ограничение количества задач

Как показывают многочисленные исследования (да и ваша собственная практика, вспомните), команда не может выполнять слишком много задач одновременно. Много времени уходит на переключение между задачами, это приводит к размыванию сроков по каждой задаче и общему снижению эффективности. Метод предполагает, что количество одновременно выполняемых задач должно быть ограничено.

Обсудите с подчиненными отделами задачи, определите то минимальное (!) их количество, которое команда может выполнять одновременно. Например, пока отдел кадров выполняет задачу «заполнить табель», бухгалтерия решает задачу «внести документы от поставщиков», а финансовый отдел – «сделать акруалы». В итоге получится, что ваша команда может одновременно делать 3-5 задач. Запишите эту цифру в столбце «Doing» Канбан доски, и размещайте в работу только такое количество карточек. Вскоре вы увидите эффект – карточки будут быстрее проходить путь из «To Do» в «Done».

Принцип третий. Приоритеты

Как только вы ограничите количество одновременно выполняемых задач, вы получите скопление карточек в первом столбце доски – «To Do». Свойство человеческой натуры – легкие и короткие задачи брать к исполнению, а со сложными или нудными тянуть до последнего.

Вам необходимо будет проставить приоритеты, определить, какие задачи брать в работу в первую очередь. Канбан предлагает либо размещать карточки с наивысшим приоритетом вверху таблицы, либо использовать различные цвета карточек. Определитесь, что будет очередной первостепенной задачей для каждого отдела, пометьте такие задачи. Ваши сотрудники всегда будут в курсе, за что им приниматься завтра, или в начале следующей недели. Исчезнут простои. С помощью приоритетов на Канбан доске вы всегда можете донести до коллектива главный вектор работы и избавитесь от ситуации, когда вроде все работают, но нужный результат будет еще очень не скоро.

Принцип четвертый. Управление потоком задач

Чем еще хороша Канбан-доска? На ней наглядно видно, сколько выполняется каждая из задач и где возникает «затор». В случае, если какая-то задача выполняется незапланированно долго, Канбан предлагает принцип «все за одного». То есть члены команды, которые недозагружены, или выполняют неприоритетные задачи, предлагают свою помощь на проблемном участке. Конечно, это высшая степень коллективного сознания, доступная больше японцам, чем русским.

Но всегда нужно помнить, что участие в работе смежных подразделений расширяет кругозор сотрудника и повышает его квалификацию. Эти аргументы вполне могут служить ответом на вопросы финансового отдела, если его сотрудников попросят, к примеру, помочь с внесением первичной документации.

Принцип пятый. Постоянное улучшение

Не бывает идеальных проектов. Все знают, что в теории или планах выполнение проекта представляется как механизм часов, где все винтики точно подогнаны друг к другу и шестеренки размеренно отсчитывают секунды и минуты. В жизни же один срыв следует за другим. Философия Канбан предлагает ответ на эту несправедливость. Да, проект не идеальный, но основываясь на полученном опыте, его можно улучшить. Согласно методологии Kanban, все члены команды должны анализировать выполненную работу и делать предложения по ее улучшению. Полезно устраивать небольшие совещания по итогам выполненного проекта с тем, чтобы совместно обсудить точки сбоя и предложить более эффективные пути решения задач. Частить с такими совещаниями не надо, раз в 1–3 месяца вполне разумное расписание.

Преимущества и недостатки системы Канбан

Если вы дочитали до этого абзаца, вы вполне уже смогли оценить преимущества системы Канбан. Перечислим их кратко:

1. Наглядность. Вы постоянно видите все задачи команды, их перемещения по доске. Исчезает ситуация, когда вы вдруг через пару недель вспоминаете об одной из задач, выудив ее из архивов почты. Или финансовый отдел торопит бухгалтерию, а вы не можете оценить, то ли бухгалтеры не справляются, то ли финансисты спешат.
2. Более высокая эффективность команды. За счет того, что задачи выполняются быстрее, скорость выполнения проекта увеличивается
3. Создание более прочных коммуникаций между отделами и внутри отделов. Когда вся работа на виду, исчезает эффект «незагруженных соседей». Это наше стандартное «У нас работы через край, а они не знаю, чем занимаются…»
4. Снижение количества запасов. Если говорить о классическом, производственном применении Канбан, то вытягивающая система позволяет сильно сократить запасы сырья и готовой продукции. А это и экономия на складских помещениях, на транспортировке, увеличение свободных денежных средств…
5. Налаживание длительных партнерских отношений с поставщиками. Работа с ограниченным количеством поставщиков, которые готовы поставлять вам изделия точно в срок, снизит риски и возможно, даст экономию на стоимости закупки.
6. Повышение качества работы. Чем меньше поток одновременной работы, будь это производство изделий или расчет финансовых показателей, тем больше фокус внимания на каждый результат.

Конечно, у Канбан есть и недостатки. Они не настолько явные, но могут существенно повлиять на работу. Во-первых, Канбан ориентирован на команду, которая хочет работать и совершенствоваться. Если в вашей команде есть леность, отсутствует мотивация, вам подходят более жесткие методы управления. Используя Канбан, вы рискуете взвалить всю работу на себя.

Из первого недостатка следует второй – отсутствие временных рамок. В Канбан нет сроков, установленных по каждой задаче, нет штрафов за просрочку. Только мотивированные сотрудники смогут снижать время выполнения каждой задачи самостоятельно.

Для большой команды с множеством подразделений использование Канбан доски будет затруднительным. Слишком много различных задач, приоритетов, результатов полностью нивелируют визуализацию – самое ценное преимущество метода.

Если предприятие использует Канбан на производстве, то рискует срывами сроков, ведь стоит одному из звеньев цепи сработать некорректно, весь процесс тормозится. Возникают проблемы со среднесрочным и долгосрочным планированием, ведь выпуск продукции ориентирован на заказы «покупателей».

Промежуточный вывод: Канбан можно использовать только в тех компаниях, коллектив которых мотивирован на развитие и достижение результата. Канбан подходит для малых и средних компаний, для подразделений и проектов.

Аналоги методологии Канбан

У метода Канбан есть множество аналогов, одних только методологий управления проектами шестнадцать. Посмотрим, какие методы управления можно использовать в различных ситуациях.

1. Если вы решили организовывать собственное рабочее время с помощью Канбан, то рассмотрите как аналог матрицу Эйзенхауера. Эта матрица состоит из четырех секторов: задачи важные и срочные, важные но несрочные, срочные но неважные и наконец неважные и несрочные. У Канбан есть одно немаловажное преимущество перед матрицей – на доске вы видите прогресс по каждой задаче. Вы наглядно видите результаты своего труда и это дает мотивацию.
2. Для небольшой команды, замотивированной на результат проекта (например, проведение аудита, внедрение нового ПО, разработку документации) подойдет метод SCRUM . Основа этого метода заключается в разбиении общей задачи на небольшие отрезки (спринты). Каждый спринт команда делает максимально быстро, по завершении спринта анализируют результаты. По сути SCRUM и Канбан очень похожи, но SCRUM более стрессовый.
3. Для команд, которые выполняют проект за проектом, или работают над непрерывным созданием новых ценностей подойдет метод критического пути. Он основывается на планировании с помощью диаграммы Ганта, главный его инструмент- сроки по каждой задаче. Метод критического пути обратен КанбанУ и загоняет команду в жесткие плановые рамки. В разных областях эти методы сработают по разному. Например, в строительстве метод критического пути – самое верное решение, а в ИТ Канбан подойдет лучше.
4. Метод каскадного планирования также может быть противопоставлен Канбан. При использовании метода WATERFALL перед началом проекта детально планируется весь объем задач со сроками. Такая организация позволяет, с одной стороны, быть уверенным и конечном результате, но с другой стороны, при внезапном изменении сценария, добавлении требований, планирование нужно начинать с начала. Одним словом, негибкая методология. WATERFALL хорошо подойдет для производств с установленными объемами выпуска, для отработанных и не раз проверенных на опыте проектов. То же закрытие финансового периода можно делать как с помощью Канбан, так ис помощью WATERFALL.

При выборе системы, подходящей именно вашему случаю, опирайтесь на личные ощущения от использования. Можно даже делать микс из нескольких систем, если вашей команде так удобнее работать. Возможно, вы изобретете новый метод управления проектами.

Канбан – метод управления, применяемый в процессе бережливого производства. В переводе с японского означает сигнал либо карточка. В ходе применения такого метода используются информационные карточки, которые передаются работниками предприятия по цепочке производственных этапов.

Система канбан является инструментом, указывающим на необходимость передать изделие на следующий этап производства или же изъять его из производственного процесса. Примером успешного опыта использования такого метода является построение рабочей схемы на предприятии Toyota, где путем использования информационных карточек сообщается, когда необходимо начать следующий производственный процесс. В результате происходит оптимизация цепочки планирования предпринимаемых действий, начиная от прогнозирования спроса на продукцию, создания плана по рабочим задачам с их распределением по звеньям производственных мощностей.

Канбан () – составная часть реализации принципа «точно-в-срок», предполагающего выполнение синхронных поставок нужного в производстве материала, который поступает:

• На рабочее место вовремя;
• В необходимом количестве;
• С нужным качеством;
• В соответствующей упаковке.

Цель метода канбан

Целью метода является реализация системы «точно-в-срок» на всех этапах и линиях производства, что ведет к сокращению материальных запасов, находящихся на складе, с параллельным обеспечением гарантии высокой степени своевременного выполнения заказов.

В целях упрощения коммуникации используется четкое обозначение конкретной информации на выбираемом носителе, которая касается потребностей конечного потребителя. В случае, если материал израсходован или его запасы уже подходят к нулю, только тогда выполняется заказ нового материала. При этом запрос проводится по карточке, которая сопровождает этап поставки материала, а потом возвращается в отправную точку при новом заказе. Если карточка поступает к производителю, он тут же начинает производство необходимых изделий. Как только изготовлено нужное количество товара, карточка направляется к работникам, ответственным за транспортировку, после чего заново начинает свой путь.

Правила эффективной системы канбан

На опыте компании Toyota сформированы следующие правила использования – канбан:

• Количество товара, которое изымается с каждого предшествующего этапа, должно быть равно указанному в карточке;
• На этапе непосредственного изготовления изделий производится столько, сколько указано в сопровождающем их информационном носителе;
• Без карточек изделия не должны производиться, ведь именно карточная система позволяет проконтролировать и выявить издержки производства, избыточное перемещение товаров;
• Продукция всегда связана с карточкой. Есть карточка – есть заказ на изготовление продукции;
• Бракованные, дефектные изделия при установлении, что они не соответствуют уровню качества, тут же изымаются из производственного процесса;
• Чем меньше карточек используется на производстве, тем они становятся более чувствительными, что позволяет вскрыть существующие проблемы и проконтролировать объемы используемых запасов.

Когда применяется метод канбан, необходимо обеспечивать обзорность, безопасность использующейся схемы. Важно, чтобы карточки не терялись и не смешивались. Вполне обычна рабочая ситуация, когда в одном месте скапливается сразу несколько карточек. В таком случае обоснованным является применение так называемой доски канбан. С ее помощью получается контролировать сопровождение изделий карточками, учет информации, в них указанной, что в результате позволяет гарантировать максимальный эффект от применения рассмотренного в данной статье метода.

Максимально коротко о Канбан-методе, его основные термины и области применимости.

Максимально коротко описали Канбан-метод, его основные термины и области применимости.

1. Что такое Канбан-метод?

Канбан-метод – это метод улучшения вашей работы. Чем бы вы ни занимались, есть гипотеза, что практики Канбан-метода позволят вам делать вашу работу еще лучше. С позиции Канбана это значит, что вы будете лучше попадать в ожидания заказчика.

Канбан, как инструмент в IT-менеджменте был представлен Дэвидом Дж. Андерсоном в компаниях Microsoft (2005) и Corbis. А широкое распространение и название, как метод, получил в 2007 году.

2. Канбан-метод и Канбан Тойоты – это одно и то же?

(Самая большая карточка). Не совсем так. Канбан на заводах Тойоты – это бережливое производство, определяющим принципом которого является понятие “точно в срок”. Канбан, как термин в управлении, действительно пошел от Тойоты. В переводе с японского это слово означает “сигнал” или “карточка”. На автомобильных заводах такие карточки использовались, чтобы передать информацию с одного этапа на следующий о том, сколько и каких деталей потребуется.

Давайте разберем короткий пример. Нам нужно сделать три автомобиля “точно в срок”. Это значит, что мы точно заранее можем определить, сколько нам потребуется деталей на определенных этапах, и начинаем с конца вытягивать необходимое количество деталей для создания этого автомобиля, отвечая на вопросы: “Сколько литров краски нам потребуется?”, “Сколько колес?”, “Сколько двигателей?” и так далее. Таким образом, мы не создаем излишки запасных частей в виде остатков и экономим на складах, логистике и прочих издержках.

Канбан-метод тоже придерживается понятия “точно в срок”, но в отличие от заводов Тойоты здесь речь идет об интеллектуальном труде. Иными словами, код программиста или идею маркетолога нельзя пощупать и увидеть обычному человеку, пока он(она) не превратится в конечный продукт или сервис. Таким образом, Канбан-метод используется для визуализации потока интеллектуальной работы и сокращения количества этой незавершенной работы. За счёт этого достигается равномерная и предсказуемая скорость оказания услуги конечному потребителю.

3. Можно ли использовать Канбан-метод не в IT?

Да. Канбан-метод подходит для визуализации потока любой творческой и интеллектуальной работы. Но гораздо эффективнее использовать его через призму сервисной парадигмы. Посмотрите на то, что вы делаете, как на сервис. Через какие стадии проходит работа, чтобы сервис был оказан? По каким критериям вы поймете, что сервис оказывается в соответствии с ожиданиями Заказчика? Это отправная точка в применении Канбан-метода. Канбан-практики называют эту точку “начните с того, что есть сейчас”.

4. Канбан – это как Скрам?

Нет. Скрам – это фреймворк с жесткими правилами и границами. Вы можете использовать разные инструменты и методологии внутри Скрама, но если вы отказались от чего-то обязательного в Скраме, он уже не может считаться Скрамом. Канбан – это метод, инструмент с набором практик и принципов. Вы можете использовать все практики, часть практик или не использовать их вообще. В Канбане нет строгого понятия, что есть Канбан, а что не есть Канбан. Однако, разумное использование практик может существенно помочь вам сделать сервис максимально качественным и соответствующим ожиданиям клиентов.

5. У Канбана есть ценности?

Да. Их девять: прозрачность, баланс, сотрудничество, клиентоориентированность, поток, лидерство, понимание, согласие, уважение.

6. Вы написали о принципах Канбана. Какие они?

У Канбана действительно есть базовые принципы, которые еще называют принципами управления изменениями:

1. Начните с того, что есть сейчас.
2. Договоритесь об эволюционном развитии.
3. Поощряйте развитие лидерства на всех уровнях.

Так как Канбан-метод живет в сервисной парадигме, он придерживается ее принципов:

1. Выясните потребности и ожидания заказчика.
2. Управляйте работой, дайте людям организоваться вокруг нее.
3. Развивайте правила, чтобы улучшить показатели.

7. А что за практики в Канбане?

Их тоже шесть:

1. Визуализируйте.
2. Ограничивайте незавершенную работу.
3. Управляйте потоком работы.
4. Используйте явные правила.
5. Вводите петли обратной связи (каденции).
6. Улучшайте и эволюционируйте.

Это непосредственно практические приемы, которые мы используем для улучшения нашей работы и повышения качества сервиса.

8. О, каденции! Что такое каденции в Канбане?

Каденция – термин из музыки. В контексте Канбан-метода она обозначает ритм. Каденциями называют регулярные встречи, которые еще являются петлями обратной связи. Регулярность задает ритм, с которым течет поток работы. Каденций семь:

1. Канбан-митинг (ежедневная). Здесь обсуждаем статус заблокированных задач.
2. Встреча по наполнению очереди (обычно раз в две недели). Берем на себя обязательства, что будет делать, как сервис.
3. Встреча по планированию поставки (обычно раз в две недели). Возвращаем выполненные обязательства обратно.
4. Встреча по обзору сервиса (обычно раз в две недели). С метриками обсуждаем качество сервиса и как его улучшить, если нужно.
5. Операционная встреча (обычно раз в месяц). С метриками обсуждаем качество взаимодействия связанных сервисов.
6. Встреча по обзору рисков (обычно раз в месяц). С метрикам обсуждаем влияние заблокированных задач на работу сервиса.
7. Встреча по обзору стратегии (обычно раз в квартал). С метриками обсуждаем изменения в стратегии.

9. Я что-то слышал про классы обслуживания. Что это?

Канбан использует классы обслуживания для того, чтобы повысить приоритет определенным типам работ, заказчикам или нивелировать такое воздействие на бизнес, как стоимость задержки. Стоимость задержки – это недополученная прибыль или понесенные издержки из-за не вовремя оказанных услуг. Рассмотрим влияние стоимости задержки и соответствующий класс обслуживания на примерах:

1. Ускоренный класс – неотложная скорая помощь-реанимация. Едет по выделенной полосе. Нет времени откладывать решение проблемы. Нужно как можно скорее.
2. Класс с фиксированной датой – стоимость задержки резко возрастает после определенного периода. Пример: проект в виде ФЗ с фиксированной датой начала действия. Не успеем вовремя, есть риск потерять лицензию.
3. Стандартный класс – стоимость задержки растет пропорционально времени. Если делаем сразу, получаем прибыль сразу. Если делаем долго, получаем прибыль долго.
4. Нематериальный класс – делаем, но явной прибыли эта работа не несет, стоимость задержки растет медленно. Например, уборка в доме. Можно и не убираться регулярно, но через пол года придется делать генеральную уборку.

10. Что на счет метрик? Как померять эффективность работы сервиса?

У Канбан-метода есть метрики, которые позволяют ответить на вопросы: какие проблемы в потоке работы, какая пропускная способность у сервиса, какое время выполнения, какое время разрешения блокировок, какое время цикла и по каким типам распределяется работа? Все это позволяет менеджеру сервиса принимать решения о развитии и улучшении качества сервиса на основе накопленных данных.

11. С какими проблемами сталкивается Канбан при внедрении?

Основная трудность – это объяснить людям на всех уровнях ценность практик Канбана: визуализации и ограничения незавершенной работы. Из-за того, что люди не видят объем интеллектуального труда, им сложно понять, какой нагрузке они подвергаются. А ведь мозг, к примеру, такая же мышца, как и бицепс. Представьте себе тренажерный зал: вы приходите и видите вес на штанге: “Так, это слишком мало. А сейчас – слишком много. А вот это в самый раз!” С мозгом нужно работать точно также: “Вот эта – большая задача, а эта – маленькая, да и вообще как-то много я на себя взвалил. Ограничу-ка я нагрузку”. Когда на всех уровнях мы делаем сквозную визуализацию потока работы и ограничиваем количество незавершенной работы, мы создаем вытягивающий принцип для интеллектуального труда и делаем равномерный поток его результатов для наших клиентов.

12. А какие есть программы для Канбан-метода?

Их тоже много. Перечислим только профессиональные, разработанные специально под метод. Наше сердце отдано российской разработке Kaiten . Кроме нее есть еще TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit и другие.

13. И в каких компаниях уже используется Канбан-метод?

Среди российских это Альфа-Банк, Хоум Кредит Банк, Почта-Банк, Додо Пицца, HeadHunter, Clever и другие. Из иностранных: Wargaming, Microsoft, Automotive IT, Blizzard Sports, Dr Dobb’s, Siemens, Tupalo. Этот список можно продолжать долго.

14. Есть еще что-то важное?

Да. Напоследок хотелось бы отметить важность двух ролей в Канбан-методе. Это менеджер сервиса поставки (service delivery manager) и менеджер сервиса запросов (service request manager). Первый отвечает за устранение препятствий в потоке поставки. Второй – за управление потоком запросов к сервису от множества заказчиков. Очень важно, чтобы эти две роли были партнерами и работали в паре.

15. Окей, я понял. С чего начать внедрение Канбана в организации?

Чтобы начать внедрение Канбана в организациях, мы используем инструмент S.T.A.T.I.K. – системный подход к применению Канбана. Подробнее о нем можно почитать в Интернете. Но мы рекомендуем посетить тренинг , на котором данный инструмент преподается в формате бизнес-игры. На примере своего сервиса (организации) вы можете спроектировать Канбан-систему для последующего применения в боевых условиях.

Тренер и консультант по гибким методологиям, Скрамтрек.

При помощи системы канбан регулируется количество выпускаемой на заводе продукции. Канбан называют сигнальной системой бережливого производства, поскольку канбан управляет производством так же искусно, как мозг и нервная система (первая сигнальная система) - телом человека. Главное преимущество системы канбан заключается в предотвращении перепроизводства. Цель системы канбан - производить только необходимую продукцию в требуемом количестве и в нужное время.

В японском языке слово «канбан» обозначает «бирка» или «знак». Канбаном называется контрольная карточка, используемая при вытягивающем производстве . Это наряд-заказ на выполнение работы, который сопровождает любое изделие. Каждая такая карточка прикрепляется к детали или узлу, информируя о том, откуда поступила та или иная деталь и куда она должна быть перемещена дальше. Таким образом, канбан является информационной системой, которая объединяет завод в единое целое, устанавливает связи между различными процессами и координирует поток создания ценности в соответствии с потребительским спросом.

Вытягивающее производство и устранение потерь

В системе канбан на предыдущих этапах производства выпускается ровно столько деталей, сколько было изъято последующим процессом. Закончив один процесс, рабочие изымают детали у предыдущего процесса. Они берут столько, сколько нужно, и тогда, когда нужно. Сигналом для изъятия служит заказ потребителя. Такая система производства называется вытягивающей .

В основу вытягивающей системы положена идея супермаркета В супермаркете покупатели приобретают, что выставлено на полках. Полки пополняются по мере того, как продукты и товары раскупаются. Применительно к бережливому производству метод «вытягивания» противопоставляется методу «выталкивания», при котором количество произведенной продукции зависит от прогнозируемых продаж.

Вытягивающая система обеспечивает более гибкий подход к производству, с тем чтобы производить только необходимую продукцию в требуемом количестве и в нужное время. Такой подход позволяет избежать перепроизводства - основного источника потерь. Конечной целью в вытягивающей системе является достижение нуля канбанов, когда устраняется незавершенное производство. Другими словами, именно заказ покупателя запускает непрерывный производственный поток. В идеале в вытягивающей системе производственный процесс всегда совершенствуется.

Как повысить эффективность системы канбан?

Канбан лучше всего внедрять тогда, когда в компании уже применяют вытягивающую систему и практикуют мелкосерийное производство, а именно поток единичных изделий и ячеечное производство . Если эти методы работают, канбан превращается в информационную систему, при помощи которой ячейки образуют единое целое, а процессы становятся более согласованными. Если канбан применяют только в отдельных цехах, может возникнуть определенная дезориентация из-за смешения «вытягивающего» и «выталкивающего» аспектов производственной системы. Применение системы канбан позволяет выявить причины, порождающие потери, а именно - перепроизводство. В том случае, когда внедрение вытягивающей системы не является особой целью завода, решение этих проблем может быть весьма затруднено. Если спрос на продукцию компании непостоянен (это в особенности касается сезонных продуктов) и производственный процесс вряд ли выиграет от внедрения мелкосерийного производства, применение системы канбан может быть неэффективным, а порой и ненужным.

Так как количество канбанов в вытягивающей системе постепенно снижается, на поверхности в первую очередь оказываются проблемы, связанные с длительностью переналадки. Чтобы сократить время переналадки, следует сразу же применять методы улучшения, тогда время такта будет восстановлено, а смешанный мелкосерийный производственный поток можно будет регулировать при помощи канбанов. Если не внедрить методы, способствующие сокращению времени переналадки, то завод не сможет реагировать на изменения потребительского спроса, а главной целью внедрения системы канбан и вытягивающего производства является как раз адекватное реагирование на колебания спроса.

Автономное обслуживание - это еще один важный элемент вытягивающего производства. Поддержание работоспособного состояния станков, выполнение планового технического обслуживания, равно как и остальные элементы всеобщего ухода за оборудованием, весьма существенны для успешного функционирования системы канбан.

Канбан - это передовой метод визуального управления, успех которого во многом зависит от дисциплины рабочих и понимания важности начинаний, заложенных системой 5S. Надежным фундаментом, обеспечивающим прочность системы вытягивающего производства, является визуальное рабочее место. Правильно организованное рабочее место начинается с внедрения основ 5S и содержания рабочего места в порядке, установки подвесных знаков, постоянных улучшений, инициируемых всеми рабочими.

Интеграция системы канбан с MRP II

Проблемы интеграции системы канбан с MRP II (системой планирования материальных потребностей) рассматриваются во многих книгах, поэтому мы не будем останавливаться на этом вопросе. MRP II - это компьютеризованная система, применяемая не столько для реагирования на изменения потребительского спроса, сколько для оценки ресурсов, которые требуются для производства. Другими словами, сфера применения MRP II - выталкивающее производство. Хотя некоторые компании пытаются перейти к вытягивающему производству путем интеграции системы MRP И с системой канбан, в этой книге канбан рассматривается сам по себе как механизм внедрения истинно вытягивающего производства.

«Пилотное» или повсеместное внедрение системы канбан

Очень важно решить, как канбан будет внедряться - повсеместно или в нескольких цехах. Помните, что канбан - это система, которая организует в единое целое все процессы на заводе, привязывая их к потребностям потребителей. Если вы предпочтете внедрять канбан только в нескольких цехах, это может снизить общий эффект и нивелировать идею системы канбан как таковую.

Однако внедрять канбан в отдельных цехах действительно возможно, даже при отсутствии непрерывного производственного потока. В этом случае канбан позволит выявить проблемы в производственном потоке. Когда количество используемых канбанов уменьшается, требуется больше времени на переналадку, возникают задержки с доставкой продукции, оборудование простаивает, растут запасы незавершенного производства, и все это мешает выпуску продукции. В подобных случаях следует обратиться к другим методам бережливого производства: системе 5S, SMED, автономному обслуживанию и оптимальному расположению оборудования для того, чтобы применить ячеечное производство и наладить поток единичных изделий. Это необходимо, чтобы канбан стал тем, чем он на самом деле является: механизмом коммуникации, необходимым для поддержания вытягивающего производства .

С другой стороны, если вы уже внедрили систему 5S, быструю переналадку и автономное обслуживание и стремитесь перейти к вытягивающему производству, мы настоятельно рекомендуем распространить систему канбан по всему заводу. В этом случае система канбан синхронизирует все производственные процессы, соединив их в одну цепочку, и задает общий темп всему производству в соответствии со временем такта - «пульса» потребительского спроса. Канбан поможет выявить проблемные места в цехах, которые могли бы остаться незамеченными. С системой канбан бережливое производство становится реальностью.

Как канбан может улучшить вашу деятельность?

Нас всех учили работать эффективно: чем больше выпускаем продукции, тем лучше трудимся. Так нам всегда говорили. Мы приняли это утверждение как руководство к действию: «больше» значит «лучше». Однако при бережливом способе производства в вытягивающей системе, использующей канбан, это высказывание неактуально.

В системе канбан принцип «больше, еще больше», как и выпуск продукции только по той причине, что ее есть из чего выпускать, ведет к возникновению самых громадных потерь, то есть перепроизводству. В системе канбан рабочие производят продукцию только тогда, когда получат сигнал. Канбан - это сигнальная система, и требование об изготовлении продукции поступает от предшествующего процесса начиная с заказа потребителя.