Схема заполнения книги покупок и книги продаж. Схема заполнения книги покупок и книги продаж Индексация измерений регистра накопления

Описание механизма.

В учете данных по взаиморасчетам с поставщиками участвуют следующие регистры:

Регистр бухгалтерии

Хозрасчетный

Регистры накопления

Взаиморасчеты с контрагентами
Взаиморасчеты с контрагентами по документам расчета
Расчеты по приобретению (бухгалтерский учет)

Для возможности контролировать оплату каждой конкретной накладной в карточке договора присутствует реквизит - "По документам расчетов с контрагентами ".Ведение взаиморасчетов по документам расчета позволяет контролировать сроки оплат и оплату конкретных поставок, отслеживать дебиторскую задолженность по срокам долга. Установка данного признака указывает на то, что в документах, участвующих в учете взаиморасчетов с контрагентом будет предоставлена возможность выбора документа расчетов:

В платежных документах в табличной части "Расшифровка платежа " в дополнении к договору и сделке (заказу) можно указать информацию о расчетном документе (документу отгрузки, поступления), по которому должна быть зафиксирована оплата. Если документ расчета не указан - программа будет считать данную оплату авансом.
Во все документы закупок, влияющие на взаиморасчеты ("Поступление товаров и услуг" и т.д.) добавлена табличная часть "Предоплата " ("Документы расчетов с контрагентами") для указания информации о платежном документе, которым была осуществлена оплата, сумму взаиморасчетов и сумму в валюте регламентированного учета. Если документ расчета не указан - программа считает, что образуется долг перед контрагентом по данному договору.

В бухгалтерском журнале проводок нет аналитики "документ расчета", однако при проведении документа поставки или оплаты система будет формировать проводки с учетом документов расчета, и основываясь на информации об остатках по управленческим регистрам.

Документы расчеты определяются по регистру "Взаиморасчеты по документам расчетов" в случае, если в договоре установлен признак "По документам расчетов с контрагентом", если же данная галочка не установлены - документы расчетов будут определяться по регистру "Расчеты по приобретению (бухгалтерский учет)".

ВАРИАНТ 1: Признак "По документам расчетов с контрагентом" не установлен

Документы расчетов будут определяться по регистру "Расчеты по приобретению (бухгалтерский учет)"

При проведении платежного документа:

Если остатки по регистру являются отрицательными (документами расчетов являются документы поступления - перед контрагентом есть задолженность) - то система подберет в качестве документов расчетов - поступления, имеющиеся на остатках.

Если смотреть по ОСВ - остаток по кредиту 60.01 - 8000 рублей

Проводится оплата на сумму 9000 рублей

Направление движения	Регистратор	Документ расчетов		Счет оплаты
	Платежка 1	Поступление 1	Договор 1
	Платежка 1	Поступление 2	Договор 1
	Платежка 1	Платежка 1	Договор 1

По БУ - остаток по дебету 60.02 - 1000 рублей

Если остатки являются положительными - т.е.по данному договору есть аванс

Если смотреть по ОСВ - остаток по Дт 60.02

Тогда документ оплаты сам станет документом расчета - на всю оплачиваемую сумму.

Стало - после проведения оплаты на 9000

2. При проведении поступления

Если остатки по регистру являются положительными (документами расчетов являются документы оплаты - по договору есть аванс)

Если смотреть по ОСВ - остаток по дебету 60.02 - 8000 рублей

Пришли материалы на сумму 9000 рублей

В упр. регистре движения будут следующие:

Направление движения	Регистратор	Документ расчетов		Счет оплаты
	Поступление 1	Платежка 1	Договор 1
	Поступление 1	Платежка 2	Договор 1
	Поступление 1	Поступление 1	Договор 1

И остатки уже будут выглядеть следующим образом:

По БУ - остаток по Кт 60.01 - 1000 рублей

Если остатки являются отрицательными - т.е.по данному договору есть задолженность

Если смотреть по ОСВ - остаток по Кт 60.01

Тогда документ поставки сам станет документом расчета - на всю сумму поступления.

Стало - после проведения поставки на 9000

ВАРИАНТ 2: Признак "По документам расчетов с контрагентом" установлен.

Документы расчетов проставляются вручную. Однако при проведении документа - система всё равно произведет поиск документа расчетов - на основании регистра "Взаиморасчеты с контрагентами по документам расчетов" и если документ расчетов указан не верно - выдаст ошибку.

Правила выбора документов расчета

При заполнении реквизита "Документ расчета" в документах взаиморасчетов - необходимо учитывать следующие правила:

Дата документа взаиморасчетов(регистратора) должна быть позже даты документа расчета - хотя система позволяет выбрать любой документ в качестве документа расчетов, в том числе дата которого значительно больше даты регистратора - при проведении система выдаст ошибку.
В документах взаиморасчетов обязательно заполнение счетов учета. В противном случае, система не сможет корректно закрыть документ расчета.
Регистратор и документ расчета обязательно должны быть проведены по бухгалтерскому учету.

Для проверки корректности указания документов расчета - можно посмотреть движения по регистру "Расчеты по приобретению (бухгалтерский учет)". В частности значение ресурса "Сумма бух. учета" должна быть равна значению ресурса "Сумма взаиморасчетов" с учетом курса документа. Если сумма бух. учета меньше суммы взаиморасчетов - это означает, что по данному документу расчетов - незакрытый остаток меньше отнесенной на него суммы. Необходимо указать другой документ расчетов, либо разбить сумму на несколько документов расчета.

Также недопустимы "двойные" остатки по договору - если взаиморасчеты ведутся "по договору в целом". Т.е. недопустимо, чтобы одновременно были незакрыты документы расчетов поставки и оплаты. Если договор ведется "по заказам" - в рамках договора могут быть одновременно аванс и задолженность - но по различным заказам - в рамках одного заказа "двойных" остатков быть не должно.

Для правильного использования данного отчета и понимания, зачем он нужен, рекомендуется ознакомиться с и ее продолжением.

В конфигурациях "Комплексная автоматизация 1.1", "Управление производственным предприятием 1.3" реальный учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями ведется не на регистре бухгалтерии "Хозрасчетный" (грубо говоря, на плане счетов), а на специальных регистрах накопления, обеспечивающих более глубокую детализацию и оптимизированный доступ.

Почти вся автоматика проведения документов по расчетам с поставщиками и покупателями ориентируется на данные из этих регистров, а в регистр бухгалтерии лишь отражаются конечные синтетические результаты в виде проводок. По этой причине, контрольные мероприятия, связанные с проверкой правильности ведения взаиморасчетов, целесообразно замыкать именно на эти регистры, а не на регистр бухгалтерии и проводки.

Однако, если для регистра бухгалтерии существует стандартный комплект бухгалтерских отчетов (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета и др.), то ни одного типового отчета, расшифровывающего рассматриваемые регистры накопления, в конфигурациях нет.

Для этой цели можно воспользоваться стандартными универсальными отчетами, но по ряду причин это неудобно:

отсутствие привязки названия отчета (пункта в меню) к характеру выполняемых действий;
проблемы с настройкой прав доступа;
в регистр "Расчеты по реализации" остатки и обороты заносятся "наизнанку", со знаком "минус".
отсутствие поддержки свойств и категорий в универсальном отчете на базе СКД, отсутствие составных группировок в отчете на базе "построителя отчетов";
принудительно раздельные настройки для проверки расчетов с поставщиками и покупателями (т.к. разные регистры).

В связи с вышеизложенными обстоятельствами, с использованием движка универсального отчета на СКД, разработан данный отчет, лишенный вышеописанных недостатков.

Отчет построен в виде простой ведомости, собирающей остатки и обороты из обоих регистров. Нахождение данных в том или ином регистре можно определить/отобрать по значению поля "Вид расчетов" - "По приобретению" или "По реализации". Отображается начальный остаток, приход, расход, конечный остаток по сумме в валюте регламентированного учета и в валюте взаиморасчетов. Приход соответствует дебету, расход - кредиту. Пример сформированного отчета представлен на рисунке.

С учетом раздела 4 к данному отчету предлагаются ряд контрольных мероприятий. Перед их выполнением требуется восстановить последовательность взаиморасчетов.

1. Проверка соответствия используемого регистра виду договора.

Установите отбор в положение, согласно рисункам, остальные настройки оставьте по-умолчанию. Сформируйте отчет сначала для варианта а), затем для б).

Отчет должен показать пустой результат. Любой узел взаиморасчетов, отображенный с данными настройками, ошибочен тем, что вид договора не соответствует регистру. Например, договор с поставщиком, а регистр по расчетам с покупателями.

Расшифровка по регистратору покажет документы, сформировавшие ошибочные движения. Вероятно имеются неправильно исполненные корректировки записей регистров, либо налицо результат неправильного автоматизированного заполнения документов при обменах и загрузках (при проведении данные не проходили проверку формами документов).

2. Проверка нахождения договоров определенного вида на соответствующих счетах учета взаиморасчетов.

Выполняется посредством настройки отборов примерно следующим образом:

Договор контрагента.Вид договора = "С покупателем". Счет не в группе из списка: 62, 76.06

Договор контрагента.Вид договора = "С поставщиком". Счет не в группе из списка: 60, 76.05

В результате, сформированный отчет покажет, какие узлы взаиморасчетов имеют вид, не соответствующий назначению бухгалтерского счета. Расшифровка по регистратору покажет документы, сформировавшие ошибочные движения. Однако, данную проверку целесообразнее выполнять с помощью бухгалтерского отчета "Анализ субконто" (по субконто Контрагенты, Договоры), настроив его по аналогии.

3. Проверка равенства валюты взаиморасчетов и валюты регламентированного учета для договоров, расчеты по которым ведутся в рублях.

Установите отбор в состояние согласно рисунку. Остальные настройки - по умолчанию. Сформируйте отчет.

Отчет должен показать пустой результат. Любой узел, отображенный с данными настройками, ошибочен тем, что при рублевых расчетах по договору, его суммовой оборот в валюте взаиморасчетов не равен обороту в валюте регламентирванного учета.

Расшифровка по регистратору покажет документы, сформировавшие ошибочные движения. Вероятно:

в платежных документах в сумме по валюте рег. учета и по валюте взаиморасчетов (в форме документа - слева и справа) стоят разные значения, или курс не равный;
неправильно сделаны корректировки долга (с такой же проблемой - в табличных частях есть 3 колонки с суммами, для рублевых договоров они должны быть равны);
при ручном учете по документам расчетов, попытка погасить долг / зачесть аванс, остатка которого на момент проведения документа не имеется.
имеются неправильно исполненные корректировки записей регистров.

К сожалению, остатки по валютным договорам, и договорам в условных единицах, таким образом не проверить, из за того, что сверяемые суммы по определению в разных валютах.

4. Проверка остатков взаиморасчетов на предмет правильности выбора субсчета долга/аванса и наличия встречного сальдо на них.

Установите настройки согласно следующему плану:

Кросс-таблица , Группировки строк : Договор контрагента, Группировки колонок : Счет, Поля : Любой остаток (кон.) (группы и лишние поля убрать). Отбор : Счет в группе из списка: 60, 62.

Отчет должен отобразить данные, которые необходимо проверить визуально на предмет следующего:

а) Остатки по каждому субсчету должны иметь соответствующий знак (60.01, 60.21, 60.31, 62.02, 62.22, 62.32 - отрицательные, 60.02, 60.22, 60.32, 62.01, 62.21, 62.32 - положительные). Выставить на это условное оформление цветом крайне рекомендуется, чтобы быстрее определять ошибки.

б) По одному договору не должно быть встречных остатков на разных субсчетах одного счета-группы (60.01 / 60.02) что означает одновременно наличие аванса и долга.

На рисунке представлены варианты ошибок а) и б)

Если на договоре включен учет по сделкам, то точно такую же проверку провести в частной расшифровке договора по полю "Сделка" (двойной щелчок - расшифровать - Сделка): по каждой сделке должен быть только либо аванс, либо долг, при этом на самом договоре в целом встречное сальдо может присутствовать.

В массовом случае ведения учета по сделкам можно применить улучшенную настройку: в группировки строк установить поле "Сделка", а в отбор - условие "Договор контрагента.Ведение взаиморасчетов НЕ РАВНО По договору в целом".

Можно также расшифровать любую строку до документа, в разрезе которого висит аванс и долг, что может быть полезно, если на договоре ведется ручной учет по документам расчетов с какой-либо логикой, не соответствующей принципу FIFO.

5. Проверка правильности ведения автоматического учета по документам расчетов (по принципу FIFO).

Данное контрольное мероприятие целесообразно проводить выборочно, т.к. в противном случае, объем данных, которые нужно проанализировать визуально, может быть слишком большой.

В качестве отбора можно использовать контрагента (договор), по которому в контрольном мероприятии №3 выявлены ошибки, либо отбор вида Договор.Вести по документам расчетов = Да. Желательно отобрать также только один счет-группу (60 или 62, или 76.05, или 76.06)

Остальные настройки выставить согласно рисунку:

Полученные отчетные данные проверить визуально на предмет следующего:

а) В рамках каждой группировки счет все начальные остатки должны находиться на первых по времени документах (или отсутствовать), конечные - на последних (или отсутствовать). То есть, визуально проверяется соблюдение принципа FIFO.

б) Остатки в разрезе документов по одному договору должны иметь одинаковый знак (плюс или минус) и находиться либо в счете долга, либо в счете аванса (на 76.xx - просто иметь одинаковый знак). С исключением, если учет ведется в разрезе сделок, или с особой логикой - вручную по документам расчетов.

В случае, если учет по договору ведется в разрезе сделок, то в настройки, в группировки строк, над "Документ" добавить "Сделка". Если ведется ручной учет по документам расчетов, то проверить согласно той логике, которая принята в вашей организации для этого договора.

Каждый документ в данном отчете - это не регистратор, а аналитика хранения остатков. Можно расшифровать любой из них до регистратора, чтобы проверить, какие документы и когда зачитывали аванс (погашали долг) по группировке.

Регулярное выполнение данных контрольных мероприятий позволит минимизировать методические и технические ошибки в учете взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, обеспечить соответствие данных регистра бухгалтерии регистрам накопления.

а) Вид ценности Товары, формируется Реализацией, измерение Договор пустое.
1) приход – попадает в книгу продаж, закладка «По реализации»
2) расход
б) Вид ценности Аванс
1) приход – формируется счетом-фактурой на аванс
2) расход – формируется книгой продаж, закладка «Аванс»

Регистр накопления «НДС с авансов»

1) приход – формируется документом «Счет-фактура» на аванс, либо «Ввод начальных остатков НДС»,
2) расход – формируется документом «Формирование книги покупок», закладка «Авансы».

Документ аванса покупателя

например, Платежное поручение входящее
формирует приход по регистру накопления «Расчет по реализации (бух. учет)» с указанием счета оплаты (62.01, 62.02)

Документ «Счет-фактура» на аванс

формирует приход по регистру накопления «НДС начисленный», измерение «Вид ценности» — Аванс, измерение «Договор» заполняется. Сумма равна сумме документа с НДС.
формирует в т.ч. проводку БУ 76.АВ – 68.02 на сумму НДС.

Документ «Реализация товаров и услуг»

формирует расход по регистру «Расчет по реализации (бух. учет)» и регистру накопления «НДС начисленный», измерение «Вид ценности» — Товар, измерение «Договор» не заполняется. На сумму документа, которые могут быть меньше аванса.

Документ «Поступление товаров и услуг»

формирует приход по регистру «НДС предъявленный» и регистру «Расчет по приобретению (бух. учет)».

Документ «Формирование книги покупок»

закладка «Вычет НДС по приобретенным ценностям» — заполняется остатками по регистру «НДС предъявленный», без отбора по договору.
закладка «Вычет НДС с полученных авансов» — заполняется остатками на дату документа по регистру «НДС с авансов», «Вид ценности» — авансы полученные, в части закрытия (!) регистра «Расчет по реализации (бух. учет)», т.е. обороты по приходу. Как раз здесь часто и возникают ошибки.
формирует расход по «НДС предъявленный»
формирует оборот по регистру «НДС Покупки»
формирует расход по «НДС с авансов»

Документ «Формирование книги продаж»

закладка «По реализации» — заполняется остатками «НДС начисленный», где вид ценности – Товар. Без отбора по договору.
закладка «С авансов» — заполняется остатками «НДС начисленный», где вид ценности – Авансы.
закладка «Восстановление по авансам» заполняется по остаткам регистра “НДС с авансов” и остаткам “Расчеты по приобретению (БУ)”. В части положительной разницы второго минус первого регистра. В разрезе аналитики Счет-фактура (в регистре НДС с авансов) <-> Документ (в регистре расчеты по приобретению).
формирует расход по «НДС начисленный», вид ценности Товар
формирует оборот по регистру «НДС Продажи»
формирует расход по «НДС начисленный», вид ценности Аванс

С помощью сравнения запроса к 62.02. и 62.32 (аналитика Субконто1, Субконто2), ДО за период и всех проведенных документов «Формирование книги покупок», закладка «Аванс» (аналитика Контрагент, Договор), сумма с НДС – можно выявить ошибки в книге покупок.